Projekt-Management vs. People-Management: Zwei Softwarekonzepte um ToDo's im Blick zu behalten.

Vor einigen Tagen hatte ich das Vergnügen einen Workshop zum Thema "Ideen bewerten und umsetzen" für die Vertriebsmanschaft von DFDS Seaways Deutschland zu entwickeln und zu moderieren.

(Auf dem Bild: Max Foster, General Manager, DFDS Seaways Germany [untere Reihe, 2. von rechts] und seine Vertriebsmannschaft).

Am Rande der Arbeits-Sessions haben wir auch die Frage gestreift, welche Projekt-Management Software den Umsetzungprozess einer Idee am Besten unterstützt.

Ich glaube, eine eindeutige Antwort darauf gibt es nicht. Schließlich sollte sich jede Software-Lösung nach den Bedürfnissen eines Unternehmens richten und nicht umgekehrt. Der Wunsch nach einer Projekt-Management Software hingegen wird - meiner Erfahrung nach - immer aus dem gleichen Grund geäußert: Sowohl der Projektleiter als auch die Beteiligten haben Komplikationen bei der Umsetzung von Ideen erlebt und hoffen, diese durch neue Werkzeuge zu lösen.

Dabei gerät oft aus dem Blick, dass bereits viele Komplikationen in der Zusammenarbeit aus missverständlichen Arbeitsanweisungen entstehen. Deshalb möchte ich meine Top 3 der verwirrenden ToDo's vorstellen und dann auf zwei unterschiedliche Software-Konzepte sowie Links zur weiteren Recherche hinweisen.

Die Top 3 der missverständlichen ToDos

1. Das Chef ToDo

Das Chef-Todo besteht meist aus einer weitergeleitete Email von einem Kunden oder Geschäftspartner. Sie wird am Blackberry mit einem kurzen Arbeitsauftrag versehen:

Die schnelle Weiterleitung gibt dem Absender das Gefühl, einen Auftrag erfolgreich deligiert zu haben. Meist wirft eine so vermittelte Handlungsaufforderung jedoch viele Fragen auf, bevor effektiv gehandelt werden kann.
Ohne die Angabe des Projekts oder einer Deadline kann der Empfänger die Priorität dieses ToDo erst bewerten, wenn er die gesamte Email gelesen und richtig interpretiert hat.
Je länger die weitergeleitete Email-Konversation ist, desto höher das Risiko, dass der Empfänger eine falsche Handlungsaufforderung aus dem Text abliest.

2. Das Kuschel-ToDo

Das Kuschel-ToDo tritt meist unter Kollegen auf. Sie möchten die Vergabe einer Aufgabe nicht als Befehlsakt sehen und packen das ToDo in Watte:
Aus diesem Kuschel ToDo wird weder das Projekt, noch die Deadline deutlich. Der Auftragnehmer kann die Priorität nicht abschätzen und wird sprachlich in eine Rolle gedrängt, in der die Ablehnung des ToDo's als Affront gelten muss. Die Folge: Das ToDo wird stillschweigend angenommen, aber allen anderen Aufgaben untergeordnet oder vergessen.

3. Das Gruppen-ToDo

Das Gruppen ToDo ist meist Ergebnis eines Meetings oder eines Flur-Gesprächs. Es beschreibt eine grundsätzliche Willenserklärungen etwas zu tun, benennt aber keinen Verantwortlichen, keine konkrete Aufgabe, oder einen Termin.

Das Gruppen ToDo dient böse gesagt der Selbstberuhigung. Es erweckt den Anschein von Aktivität. Denn ohne eine klare Ergebnisdefinition fällt auch nicht auf, wenn beim rumdenken nichts passiert ist.

Aber wie sieht ein gutes ToDo aus?

Ein gutes ToDo nennt, denke ich, auf einen Blick den Verantwortlichen, die Deadline, das Projekt, die Art der Aufgabe und den Kunden. Zudem sollte es als ToDo klar zu erkennen sein.
Noch immer verläuft die meiste Projektkommunikation per Email. Wer sich mit etwas Diziplin eindeutigen Betreffzeilen widmet, kann bereits die Team-Kommunikation deutlich vereinfachen.

Dabei gilt, dass der Empfänger einer Nachricht stets der Verantwortliche ist. Wer in CC gesetzt wird, muss nicht aktiv werden. Ein weiterer Vorteil ordentlicher Betreffzeilen ist, dass sie die Suche nach Emails enorm erleichten.

Doch selbst wenn jede interne Email perfekt ausgezeichnet ist, stößt der Email-Verkehr bei komplexeren Absprachen schnell an seine Grenzen. Nachrichten zu verschiedensten Themen und Projekten mit Tonnen an Attachments verstopfen zunehmend die Postfächer und Denkkapazitäten jedes Büroarbeiters.
Der daraus erwachsende Stress wird oft als Information Overflow bezeichnet und besorgt beobachtet. Doch für den Internet Guru Clay Shirky, dann gibt es den Overflow nicht. Er ist lediglich eine Folge versagender Informationsfilter.

Und um diese Filter zu stärken und Projektplanung, Kommunikation und Zusammenarbeit zu bündeln, konkurrieren viele Projekt-Management Anwedungen auf dem Markt. Ich habe sie für mich in zwei Kategorien geteilt:

Balken und Milestones: Die klassischen Projekt-Management Anwendungen

Mit Projektmangament Paketen wie MS Project, Merlin oder Basecamp lassen sich die komplexesten Projekte vom Autobahnbau bis zum Raketenstart abbilden.
Darin liegt ihre Stärke und zugleich auch ihre Schwäche. Diese Projektformen sind in meiner Wahrnehmung, eher darauf ausgerichtet, einen Projektmanager bei der Kontrolle des Projektes zu unterstützen. Sie unterstützen seltener die Mitarbeiter in der Planung und Ausführung ihrer Tätigkeiten.

Dieser hierarchische Ansatz aus dem Blickwinkel des Projektleiters zeigt sich in Gant-Diagrammen und Milestones. Er funktioniert wahrscheinlich dann am Besten, wenn alle Mitarbeiter eines Teams an genau einem Projekt unter Leitung eines Projektmanagers arbeiten und schon deshalb die ToDos mit klaren Verantwortlichkeiten versehen sind.

(Projekt-Überblick in Merlin)

Doch sobald Projekte kurzfristiger, kollaborativer und agiler werden, oder Kollegen zwischen mehreren Projekten wechseln müssen (bzw. in anderen Zusammenhängen selber Projektleiter sind) ertrinken alle im adminitrativen Aufwand, den eine solche Anwendung fordert. Aus Zeitnot wird der Projektstand nicht sauber in der Software gepflegt. Die einzelnen ToDo's landen wieder auf handschriftlichen Zetteln, Outlook-Listen oder Post it- Aufklebern am Monitor.

Zwitscher, was zu tun ist. Die agilen People-Management Anwendungen

Der Erfolg von Twitter hat ein neues Konzept von Anwendungen ermöglicht, die auf das Bedürfnis nach agiler Zusammenarbeit ausgerichtet sind.

Diese Anwendungen basieren auf Kurzmitteilungen, die unter den Beteiligten versendet werden. So entsteht ein eindeutiges von externen Emails getrenntes Kommunikationssystem, das dazu zwingt bei allen ToDos die nötigen Angaben zu Projekt und Deadline zu machen.

(Staction)

Den Unterschied zu den klassischen Projekt-Management Anwendungen wie Basecamp beschreibt die Software Staction, die sich stark an Twitter orientiert, sehr treffend:

"Basecamp is about the project, and about the granular nugget of information. Staction is about the aerial view. With Basecamp you’re in the trenches. With Staction, you're in the clouds."

Varianten der Idee von Kommunikation und Zusammenarbeit über Kurzmitteilungen zu koordinieren, bieten auch "Teambox" und "Remember the Milk".

Neu auf dem Markt und noch in der Private Beta Phase ist "TheDeadline" aus Hamburg.

Es folgt einem sehr demokratischen und schnellen Ansatz: Jeder kann an Jeden ein ToDo zuweisen und ebenso einfach seine eigenen ToDos eintragen und verwalten.

Bei the Deadline müssen Projekte und Tätigkeiten nicht umständlich angelegt werden, sondern werden einfach durch Tags markiert. Ein intelligenter Assistent erinnert dann freundlich daran, was noch zu erledigen ist.

Ich denke, gerade Agenturen und kleine Unternehmen können von diesen Lösungen profitieren. Sie machen den sonst üblichen Zuruf von Aufgaben über den Schreibtisch nachvollziehbar und steuerbar. Mich selbst hat "TheDeadline" nach kurzer Zeit abhängig gemacht.

Trotzdem entlastet keine Software einen Projektleiter sich über die Planung im Vorfeld Gedanken zu machen. Einen sehr spannenden Ansatz, um sich die Umsetzung einer Idee zu visualisieren, hatte "The Big Picture". Leider wird das Projekt nicht weiter entwickelt.

Denn ohne Planung führen alle Tools wieder in eine hektische Nachrichtenflut. Immerhin wird diese mit den Kurznachrichtendiensten dann so deutlich am Bildschirm dokumentiert, dass man sich ihr als Problem stellen muss.

Eine schöne Liste mit weiteren PM-Anwendungen gibt es hier.